Dans cette Politique de confidentialité (« Politique »), BI WORLDWIDE déclare son engagement à se conformer au cadre de protection des données entre l’UE et les États-Unis (EU-U.S. DPF), à l’extension du cadre EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni, et au cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (Swiss-U.S. DPF), tels qu’établis par le Département du Commerce des États-Unis.

BI WORLDWIDE a certifié au Département du Commerce des États-Unis qu’elle adhère aux Principes du cadre de protection des données entre l’UE et les États-Unis (« Principes EU-U.S. DPF ») en ce qui concerne le traitement des données personnelles reçues de l’Union européenne en vertu du cadre EU-U.S. DPF et du Royaume-Uni (et Gibraltar) en vertu de l’extension au cadre EU-U.S. DPF.

BI WORLDWIDE a également certifié au Département du Commerce des États-Unis qu’elle adhère aux Principes du cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (« Principes Swiss-U.S. DPF ») en ce qui concerne le traitement des données personnelles reçues de la Suisse.

Les « Principes EU-U.S. DPF » et les « Principes Swiss-U.S. DPF » seront collectivement désignés comme les « Principes DPF ». En cas de conflit entre les termes de cette politique de confidentialité et les Principes DPF, les Principes DPF applicables prévaudront.

Pour en savoir plus sur le programme de cadre de protection des données, et pour consulter notre certification, veuillez visiter le site Web du cadre de protection des données.

I. PORTÉE

BI WORLDWIDE fournit des services interentreprises. Cette Politique s’applique au traitement des données personnelles que BI WORLDWIDE traite aux États-Unis concernant des individus résidant aux États-Unis, dans l’Union européenne, au Royaume-Uni et en Suisse, selon le cas (collectivement « Données personnelles »).

Cette Politique ne couvre pas les données à partir desquelles des personnes individuelles ne peuvent pas être identifiées, ni les situations dans lesquelles des pseudonymes sont utilisés. (L’utilisation de pseudonymes implique le remplacement de noms ou d’autres identifiants par des substituts de manière à ce que l’identification de personnes individuelles ne soit pas possible.)

II. RESPONSABILITÉS ET GESTION

BI WORLDWIDE a désigné son département juridique, ses responsables de la protection des données et ses agents de sécurité de l’information (« Équipe Sécurité & Confidentialité ») pour superviser son programme de sécurité de l’information, y compris sa conformité au cadre de protection des données entre l’UE et les États-Unis, à l’extension au cadre EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni et au cadre Swiss-U.S. DPF. L’Équipe Sécurité & Confidentialité de BI WORLDWIDE devra examiner et approuver tout changement important apporté à ce programme de sécurité de l’information, selon les besoins. Toute question, préoccupation ou commentaire concernant cette Politique peut également être adressé à Privacy.Office@biworldwide.com.

BI WORLDWIDE maintiendra, surveillera, testera et améliorera ses politiques, pratiques et systèmes de sécurité de l’information pour démontrer son engagement à protéger les Données personnelles qu’elle traite. Le personnel de BI WORLDWIDE recevra une formation, selon les besoins, afin de mettre en œuvre efficacement cette Politique.

III. RENOUVELLEMENT / VÉRIFICATION

BI WORLDWIDE renouvellera ses certifications au cadre de protection des données entre l’UE et les États-Unis (EU Data Privacy Framework), à l’extension du cadre EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni et au cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (Swiss Data Privacy Framework) chaque année, à moins qu’elle ne décide qu’une telle certification n’est plus nécessaire ou qu’elle adopte un autre mécanisme d’adéquation.

Avant chaque recertification, BI WORLDWIDE effectuera une vérification interne pour s’assurer que ses attestations et affirmations concernant le traitement des Données personnelles des individus sont exactes et que l’entreprise a correctement mis en œuvre ces pratiques. Plus précisément, dans le cadre de ce processus de vérification, BI WORLDWIDE entreprendra les actions suivantes :

1. Examiner cette Politique ainsi que la politique de confidentialité affichée publiquement sur le site web afin de s’assurer que ces politiques décrivent avec précision les pratiques relatives à la collecte et à l’utilisation des Données personnelles.
2. S’assurer que la politique de confidentialité publiée informe les clients et les individus de la participation de BI WORLDWIDE au cadre de protection des données entre l’UE et les États-Unis, à l’extension du cadre EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni, et au cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis, ainsi que de la manière d’obtenir une copie des informations supplémentaires (par exemple, une copie de cette Politique).
3. Veiller à ce que cette Politique continue de respecter les principes du cadre de protection des données.
4. Confirmer que les clients et les individus sont informés du processus de traitement des plaintes et de tout mécanisme indépendant de résolution des différends (BI WORLDWIDE peut le faire par le biais de son site web publié publiquement, de chaque contrat client distinct, ou des deux).
5. Examiner ses processus et procédures pour former le personnel de BI WORLDWIDE à la participation de l’entreprise au programme du cadre de protection des données et à la gestion appropriée des Données personnelles des individus.

IV. COLLECTE ET UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES

BI WORLDWIDE collecte les Données personnelles directement auprès des individus lorsqu’ils s’inscrivent sur l’un de nos sites Web, se connectent à leur compte, participent à des programmes de récompense et de reconnaissance, assistent à des réunions, événements et programmes de voyage, échangent des points de récompense contre des voyages individuels ou des marchandises, demandent des informations ou communiquent autrement avec nous. BI WORLDWIDE reçoit également des Données personnelles indirectement de la part de ses clients professionnels dans son rôle de prestataire de services. En tant que prestataire, nous recevons, stockons et/ou traitons les Données personnelles. Dans de tels cas, nous agissons en tant que « sous-traitant » et traitons les Données personnelles pour le compte et sous la direction de nos clients agissant en tant que « responsables du traitement ». Les Données personnelles que nous collectons auprès des individus dans ce cadre sont utilisées pour fournir des services à l’individu, comme demandé par le responsable du traitement.

Les Données personnelles que nous collectons peuvent varier en fonction de l’interaction de l’individu avec un ou plusieurs de nos sites Web utilisés pour fournir les services convenus dans le contrat avec nos clients professionnels. En général, BI WORLDWIDE collecte les types suivants de Données personnelles, soit directement auprès des individus, soit indirectement via les clients professionnels de BI WORLDWIDE : informations de contact, y compris le nom du contact, l’adresse courriel professionnelle, l’adresse postale professionnelle, l’adresse de livraison pour la remise des récompenses en marchandises, le numéro de téléphone professionnel, le titre et le nom de l’entreprise. Les individus ont la possibilité de se connecter à leurs comptes en ligne et de demander de l’aide via un formulaire en ligne ou une option de support en direct telle qu’un chat ou un téléphone, collectivement appelés « Portails ». Dans ces cas, nous collectons les informations qu’ils choisissent de nous fournir par le biais de ces Portails.

Lorsque les individus utilisent nos services en ligne, nous collectons leur adresse IP et le type de navigateur. Les informations que nous collectons auprès des individus sont utilisées pour fournir des services, gérer les transactions, effectuer des rapports, ainsi que pour d’autres opérations liées à la fourniture de services et de produits à l’individu et/ou à un client de BI WORLDWIDE conformément à leur contrat.

BI WORLDWIDE utilise les Données personnelles qu’elle collecte directement auprès des individus, ou indirectement de nos clients dans notre rôle de prestataire, pour les objectifs commerciaux suivants, sans limitation :

1. fournir et livrer les produits/services demandés, et se conformer à ses obligations contractuelles connexes (y compris la gestion des transactions, les rapports et autres opérations liées à la prestation de services à nos clients et individus);
2. satisfaire aux exigences de déclaration gouvernementales, fiscales et autres (par exemple, import/export);
3. stocker et traiter les données, y compris les Données personnelles, dans des bases de données et des serveurs informatiques situés aux États-Unis;
4. vérifier l’identité (par exemple, pour l’accès en ligne aux comptes);
5. selon la demande de l’individu;
6. pour d’autres fins liées aux affaires permises ou requises conformément aux lois et réglementations locales applicables, et
7. selon les exigences légales.

BI WORLDWIDE ne divulgue pas les Données personnelles à des tiers à des fins sensiblement différentes de celles spécifiées comme étant le but initial. Si cela devait changer à l’avenir, nous offrirons aux individus concernés la possibilité de se désinscrire.

V. DIVULGATIONS / TRANSFERTS DE DONNÉES PERSONNELLES

BI WORLDWIDE divulgue les Données personnelles pertinentes uniquement à un tiers qui a raisonnablement besoin de connaître ces Données personnelles, et uniquement dans le cadre d’un contrat avec le tiers stipulant que ces données ne peuvent être traitées que pour des fins limitées et spécifiées, conformément au consentement donné par l’individu, et pour aucune autre fin. Les destinataires tiers doivent accepter de fournir le même niveau de protection que les principes du cadre de protection des données et informer BI WORLDWIDE s’ils déterminent qu’ils ne peuvent plus respecter cette obligation. Le contrat avec le tiers doit prévoir que lorsqu’une telle détermination est faite, le tiers doit cesser le traitement ou prendre d’autres mesures raisonnables et appropriées pour remédier à la situation.

BI WORLDWIDE peut fournir des Données personnelles à des tiers agissant comme agents, consultants et sous-traitants pour effectuer des tâches en notre nom et sous nos instructions. Par exemple, BI WORLDWIDE peut stocker ces Données personnelles dans des installations exploitées par des tiers. Ces tiers sont tenus d’utiliser ces Données personnelles uniquement aux fins pour lesquelles le tiers a été engagé par BI WORLDWIDE, et ils doivent soit :

1. se conformer aux principes du cadre de protection des données ou à un autre mécanisme autorisé par les lois applicables de l’UE, du Royaume-Uni et de la Suisse en matière de protection des données pour les transferts et le traitement des Données personnelles;
2. ou accepter de fournir des protections adéquates pour les Données personnelles qui ne sont pas moins protectrices que celles énoncées dans cette Politique.

BI WORLDWIDE peut également divulguer des Données personnelles à d’autres fins ou à un tiers lorsque la personne concernée a consenti ou demandé une telle divulgation. Veuillez noter que BI WORLDWIDE peut être tenu de divulguer les informations personnelles d’un individu en réponse à une demande légale des autorités publiques, par exemple pour des besoins de sécurité nationale ou d’application de la loi. BI WORLDWIDE est responsable des transferts appropriés des Données personnelles vers des tiers.

VI. DONNÉES SENSIBLES

En général, BI WORLDWIDE ne reçoit ni ne collecte de Données sensibles provenant des individus. Dans le cadre de certains services spécifiques fournis par BI WORLDWIDE, et conformément aux exigences contractuelles et aux instructions d’un client de BI WORLDWIDE, certaines données sensibles peuvent être traitées. Dans de tels cas, les individus recevront des informations expliquant pourquoi ces données sont requises et leur consentement explicite sera obtenu, à moins que d’autres bases légales n’existent pour le traitement des Données sensibles.

VII. INTÉGRITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

BI WORLDWIDE déploie des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude et l’intégrité des Données personnelles et les mettre à jour de manière appropriée. BI WORLDWIDE a mis en œuvre des mesures de protection physiques et techniques pour protéger les Données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisés. BI WORLDWIDE applique également des restrictions d’accès, limitant la portée du Personnel ayant accès aux Données personnelles. En outre, BI WORLDWIDE utilise une technologie de cryptage sécurisée pour protéger certaines catégories de données personnelles. Malgré ces précautions, aucune mesure de sécurité des données ne garantit une sécurité à 100 % en tout temps.

VIII. NOTIFICATION

BI WORLDWIDE informe les individus résidant en dehors des États-Unis de son adhésion aux principes applicables du cadre de protection des données par le biais de cette politique, accessible via la liste des certifications du cadre de protection des données de BI WORLDWIDE (https://www.dataprivacyframework.gov/list) et à partir de chaque site Web applicable hébergé par BI WORLDWIDE.

IX. ACCÈS AUX DONNÉES PERSONNELLES

Le personnel de BI WORLDWIDE peut accéder aux Données personnelles et les utiliser uniquement s’il est autorisé à le faire, uniquement pour le but pour lequel il est autorisé, et l’accès est accordé uniquement aux Données personnelles pertinentes pour l’objectif du traitement.

X. DROIT D’ACCÉDER, DE MODIFIER OU DE SUPPRIMER DES DONNÉES PERSONNELLES

1. Droit d’accès. Les individus ont le droit de savoir quelles Données personnelles les concernant sont incluses dans les bases de données et de s’assurer que ces Données personnelles sont exactes et pertinentes aux fins pour lesquelles BI WORLDWIDE les a collectées. Les individus peuvent examiner leurs propres Données personnelles stockées dans les bases de données et demander qu’elles soient corrigées, effacées ou bloquées, conformément à la loi applicable et aux politiques de BI WORLDWIDE. Sur demande raisonnable et conformément aux principes du DPF ou aux lois américaines sur la protection des données personnelles, selon le cas, BI WORLDWIDE permet aux individus d’accéder à leurs Données personnelles afin de corriger ou modifier les données inexactes. Les individus peuvent modifier leurs Données personnelles en se connectant à leur profil de compte ou en contactant BI WORLDWIDE par courriel ou par d’autres moyens fournis par le site Web. Lorsqu’ils modifient leurs Données personnelles, les personnes concernées doivent fournir uniquement des informations véridiques, complètes et exactes. Pour demander la suppression des Données personnelles, les individus doivent soumettre une demande écrite par courriel au Responsable des données indiqué dans l’Avis de confidentialité du site Web géré par BI WORLDWIDE contenant les Données personnelles de l’individu. Si le site Web ne contient pas d’Avis de confidentialité avec les informations de contact du Responsable des données, l’individu peut soumettre sa demande écrite par courriel à : Privacy.Office@biworldwide.com.
2. Demandes concernant les Données personnelles. BI WORLDWIDE suivra chacune des situations suivantes et fournira un avis aux parties concernées en vertu de la loi et du contrat lorsque l’une des circonstances suivantes se produit : (a) demande juridiquement contraignante de divulgation des Données personnelles par des autorités chargées de l’application de la loi ayant juridiction sur la conformité de BI WORLDWIDE, sauf interdiction par la loi ou les réglementations; ou (b) demandes reçues de la personne concernée.
3. Satisfaction des demandes d’accès, de modifications et de corrections. BI WORLDWIDE s’efforcera de répondre dans un délai raisonnable à toutes les demandes écrites raisonnables visant à consulter, modifier ou désactiver les Données personnelles.

XI. MODIFICATIONS À CETTE POLITIQUE

This Policy may be amended from time to time, consistent with the DPF principles and aCette politique peut être modifiée de temps à autre, conformément aux principes du DPF et aux lois et principes applicables en matière de protection et de confidentialité des données. Nous informerons le personnel des changements apportés à cette politique soit par publication sur notre intranet, par courriel ou par d’autres moyens. Nous informerons les personnes concernées si nous apportons des modifications qui affectent de manière substantielle la façon dont nous traitons les données personnelles collectées auparavant, et nous leur permettrons de choisir si leurs données personnelles peuvent être utilisées de manière substantiellement différente.

XII. QUESTIONS OU PLAINTES

Les individus peuvent contacter BI WORLDWIDE pour poser des questions ou déposer des plaintes concernant cette Politique à l’adresse électronique suivante : Privacy.Office@biworldwide.com.

XIII. APPLICATION ET RÉSOLUTION DES DIFFÉRENDS

Conformément au cadre EU-U.S. DPF et à l’extension EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni ainsi qu’au cadre Swiss-U.S. DPF, BI WORLDWIDE s’engage à coopérer et à se conformer respectivement aux avis du panel établi par les autorités de protection des données de l’UE (DPAs), le Bureau du Commissaire à l’information du Royaume-Uni (ICO) et le Commissaire fédéral suisse à la protection des données et à l’information (FDPIC) concernant les plaintes non résolues relatives à notre gestion des données personnelles reçues en vertu du cadre EU-U.S. DPF, de l’extension EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni, et du cadre Swiss-U.S. DPF, sans frais pour vous.

La Commission fédérale du commerce (FTC) a compétence sur la conformité de BI WORLDWIDE au cadre EU-U.S. DPF, à l’extension EU-U.S. DPF pour le Royaume-Uni, et au cadre Swiss-U.S. DPF.

BI WORLDWIDE répondra rapidement aux demandes et aux requêtes de l’Association internationale du commerce du Département du Commerce des États-Unis (ITA).
Enfin, en dernier recours, BI WORLDWIDE s’engage à une procédure d’arbitrage contraignant via le panel du cadre de protection des données, si cela est demandé par un individu de l’UE, du Royaume-Uni ou de la Suisse.

XIV. TERMES DÉFINIS

Les termes en majuscules dans cette Politique de confidentialité ont les significations assignées ou les significations suivantes, selon le cas :

« Individu » désigne une personne des États-Unis, de l’UE, du Royaume-Uni ou de la Suisse. Le terme inclut également tout employé d’un client de BI WORLDWIDE dont BI WORLDWIDE a obtenu les Données personnelles dans le cadre de la relation commerciale du client avec BI WORLDWIDE.

« Personne concernée » désigne une personne physique vivante identifiée ou identifiable. Une personne identifiable est celle qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un nom ou à un ou plusieurs facteurs uniques à ses caractéristiques personnelles physiques, psychologiques, mentales, économiques, culturelles ou sociales. Pour les individus résidant en Suisse, une personne concernée peut également inclure une entité juridique.

« Personnel » désigne un employé (qu’il soit temporaire, permanent, à temps partiel ou contractuel), ancien employé, prestataire indépendant ou candidat à un emploi de BI WORLDWIDE ou de l’une de ses filiales ou sociétés affiliées, qui est également résident d’un pays de l’Espace économique européen.

« Europe » ou « Européen » désigne un pays de l’Union européenne.

« Données personnelles » désigne les données qui identifient personnellement ou peuvent être utilisées pour identifier personnellement une personne, y compris le nom de l’individu en combinaison avec le pays de naissance, l’état civil, les contacts d’urgence, les informations sur le salaire, les conditions d’emploi, les qualifications professionnelles (telles que les diplômes obtenus), l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, l’identifiant utilisateur, le mot de passe et les numéros d’identification. Les Données personnelles n’incluent pas les données agrégées ou anonymes qui n’identifient pas une personne. Pour la Suisse, le terme « personne » inclut à la fois une personne physique et une entité juridique, quelle que soit la forme de l’entité juridique.

« Données sensibles » désigne les Données personnelles qui révèlent l’état de santé ou médical, la race ou l’origine ethnique, les affiliations ou opinions politiques, religieuses ou philosophiques, l’orientation sexuelle ou l’appartenance syndicale d’une personne concernée.

« Tiers » désigne toute personne ou entité qui n’est ni BI WORLDWIDE, ni un employé, agent, sous-traitant ou représentant de BI WORLDWIDE.

Politique de confidentialité BIW en vigueur le 29/02/2024.

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BI WORLDWIDE adhère aux Principes du cadre de protection des données entre l’UE et les États-Unis (EU-U.S. DPF) pour les données personnelles transférées depuis l’Union européenne et le Royaume-Uni, ainsi qu’aux Principes du cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (Swiss-U.S. DPF) pour les données personnelles transférées depuis la Suisse.

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